Érase el año 1995 cuando daba mis primeros pasos como auditor financiero en la Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores – CONASEV… !Un año realmente inolvidable! tuve la suerte de tener como jefes y maestros a dos de los mejores profesionales de esa institución, Gloria y Mario, hoy mis mejores amigos, recuerdo que me costo un tiempo entender el trabajo, pero luego me resultaba cada vez más sencillo realizarlo, ocurría que empezaba a conocer y entender el ciclo de las operaciones y con ello identificaba el tipo de procedimiento que debía aplicar para cumplir con el objetivo de la auditoría.
Tiempo después, salí de la CONASEV, me hice CPC e ingrese a trabajar a la Oficina de Auditoría Interna del máximo nivel de ejecutivo, era como una mini Contraloría, teníamos varias entidades publicas a nuestra alcance, al principio mi formación de auditor financiero me fue muy útil, participe en la auditoría financiera y practique un examen financiero a un proyecto, pero de pronto vinieron otros trabajos, había que evaluar programas sociales, obras públicas, proyectos de modernización del estado, medio ambiente y otros temas, tenia que ingeniármelas para desarrollar otros procedimientos, pero esto retrasaba el trabajo, en fin la ruta no era clara, no siempre se podía contar con especialistas y había que aprender de los auditores más experimentados, si querían ayudarte. Durante años me pregunté qué era lo que pasaba… ¡por qué no podía incursionar en estos trabajos con el mismo éxito que si lo hacia en la auditoría financiera! no pretendía ser un ingeniero, ni mucho menos un sociólogo, sólo quería dar una respuesta rápida y consistente a mi trabajo; me irritaba el hecho que el trabajo no sea oportuno y que sea cuestionado por los funcionarios auditados, cada vez que terminaba un trabajo sentía un sin sabor, en el fondo yo sabía que mi trabajo sólo había sido orientado al cumplimiento normativo y a la identificación de responsabilidades y esto no me satisfacía profesionalmente.
Un día en la tranquilidad de mi hogar, identifiqué que era lo que pasaba, para encontrar la solución tenía que regresar al principio, es decir, entender el ciclo de las operaciones, pero esta vez era más difícil, no eran temas contables, y la información que estaba al alcance, tales como documentos de gestión y directivas, por lo general no estaban actualizados, con que desarticulados; había mucho desorden.
Era conciente que las personas bien o mal hacían su trabajo, y era mi responsabilidad encontrar el método adecuado para medirlo, ¿pensé? ¡Necesito visualizar lo que ocurre cuando ellos realizan su trabajo! sabia que mi creatividad respondería ante un estimulo visual, me preguntaba ¿De quién dependen? ¿Cuáles son sus productos? ¿Cómo se miden? ¿Cuánto demora realizarlos? ¿Cómo elaboran sus productos? ¿Cuáles son sus insumos? ¿Quiénes son sus clientes? ¿Aplican retroalimentación de desempeño?
Había escuchado que la utilización de diagramas era muy útil para efectuar diagnósticos, investigue y me encontré con el diagrama de flujo y el diagrama de bloques, ambos me llevaron a una palabra en común “Procesos”, en la medida que mis conocimientos aumentaban, aumentaba mi necesidad de conocer más de este tema, es así que conocí “La Gestión por Procesos”, el ISO un Sistema de Gestión realizado con un Enfoque Basado en Procesos, la Innovación y el Rediseño de Procesos y finalmente la “Mejora Continúa de los Procesos”…. ¡Eureka! Había encontrado las herramientas que tanto buscaba, era como tener un maquina fotográfica en la mano, mis primeras fotografías eran chuecas, borrosas, lejanas, pero poco a poco, con la práctica mis sentidos se agudizaban, mis fotografías eran cada vez mejores, mi cerebro estaba aprendiendo a pensar en procesos, podía anticiparme a las situaciones, tener más claridad para determinar las causas de los problemas, en general ¡Podía ver lo que otros no veían!
Aprendí que todo era un sistema interconectado en redes, en donde fluía información, productos y servicios y, que si uno de los componentes no funcionaba bien, no debía buscar la causa realizando análisis aislados, había que ubicarse dentro del sistema, entendí que pensar que el efecto seguía a la causa era un error, podía ocurrir un desfase que haga que el efecto se produzca en una parte distinta del sistema.
Miraba al pasado y pensaba… ¡Qué sentido tenía definir confusamente un problema, si al final mi recomendación nunca acertaría con la solución!, recién entendí por que mi trabajo no era bien valorado.
Estas lecciones me permitieron desarrollar procedimientos a la medida, ya no divagaba, mis trabajos tenían mayor impacto y sobre todo que era justo cuando evaluaba el trabajo de las personas. Finalmente entendí que antes de elaborar un programa de auditoría para evaluar un área o proceso técnico, primero debía tener una visión muy clara de las etapas del proceso, para ello ¡Había que mapearlo!, esto me permitiría identificar con más claridad los niveles de responsabilidad, los indicadores, los registros (evidencias), la interrelación con otras unidades orgánicas, los riesgos existentes y sobre todo enfocar bien mi estrategia de revisión.
El objeto de compartir mi experiencia personal, es llamar a la reflexión que hoy en día el ejercicio de la Auditoría Gubernamental, requiere que conozcamos herramientas de diagnóstico que nos permitan realizar evaluaciones certeras, debiendo ser concientes que la información que generamos fluye como un bucle hacia los órganos de decisión por un mecanismo que se llama retroalimentación, siendo posible a través de este medio generar cambios positivos a la organización pública.
Sólo logrando una definición clara del problema, estaremos en la posibilidad de diseñar estrategias de revisión efectivas, con procedimientos bien enfocados y lo más importante, recomendando soluciones perfectas.
