Hola amigos, nuevamente nos encontramos aquí en este espacio virtual, luego de un breve receso, dedico el presente artículo a mi querido Padre FERNANDO ORDOÑEZ CRUZ, hoy en el cielo.
En el último artículo se comentaron algunos alcances sobre la estructura, propiamente sobre la estructura orgánica, la cual se ve plasmada en los denominados Reglamento de Organización y Funciones, Cuadro de Asignación de Personal y el Manual de Organización y Funciones, que a la fecha bosquejan un novedoso diseño, debido a los nuevos cambios que plantea LOPE- Ley Orgánica del Poder Ejecutivo… , sin embargo existen aspectos relativos a la composición de la estructura orgánica que no han cambiado…. la estructura, seguirá estando conformada por unidades orgánicas, denominación que es muy usada en el lenguaje de la gestión pública, no obstante que en mi opinión personal, considero que no es la más apropiada, sobre todo si queremos involucrarnos más en el mundo del control interno, la razón es que no es una palabra que represente lo que ocurre dentro del diseño organizacional público; las empresas privadas y sobre todo las corporaciones transnacionales utilizan una palabra que considero es más representativa, la denominan DIVISIONES, y eso justamente lo que ocurre en la estructura orgánica púbica.. ¿Por qué?... la respuesta es simple es la organización divida, cada unidad y las líneas que la representan, constituyen el esqueleto de la organización y muestran PARTES SEPARADAS, niveles, responsabilidades y relaciones…si amigos son partes separadas… ¿Es posible que funcione una organización pública que está dividida?... la respuesta es no…. para que una organización funcione necesita que estas partes estén integradas.
En realidad la estructura orgánica por sí sola, es un cuadro estático y de esta forma no puede operar, esto quiere decir que luego de haber formulado los documentos de gestión Ley de Organización y Funciones, Reglamento de Organización y Funciones, Cuadro de Asignación de Personal y el Manual de Organización y Funciones, sólo hemos alcanzado la mitad del camino, el diseño de la organización no ha terminado, lo bueno recién comienza… si bien el Reglamento y Manual de Organización Funciones, describen las funciones de la institución y de sus PARTES SEPARADAS, ¡NO DAN MANIFESTACIONES DE CÓMO SE RELACIONAN ESTAS PARTES SEPARADAS PARA ELABORAR PRODUCTOS Y SERVICIOS CON FINES SOCIALES!
Recuerdo mucho mis primeros años en el Control Gubernamental, cuando buscaba informarme con el Reglamento y Manual de Organización y Funciones sobre el cómo las instituciones públicas, elaboraban sus productos y servicios… obviamente fracasaba en el intento, pues estos documentos sólo pueden responder el qué hace una organización pública, pero no el cómo lo hace, finalmente trataba de satisfacer mi necesidad de información a través de un recorrido administrativo por la oficinas, que a larga eran un conjunto de pasos secuenciales que no necesariamente generaban valor añadido, no estaban documentados y peor aún no aprobados…. era demasiado para un joven aprendiz como yo, mi cabeza era un corto circuito.
Hoy en día, ya un profesional formado puedo afirmar, que para superar esta debilidad es necesario diseñar complementariamente una ESTRUCTURA OPERATIVA, si este término les parece extraño, entonces llámenoslo la CADENA DE VALOR, pues lo que se pretende es unir a esas partes separadas con eslabones secuenciales que en cada etapa agreguen valor, direccionándolo hasta lograr el producto o servicio con un fin social.
¡Así es amigos, el control interno esta insertado en la CADENA DE VALOR de Porter!
La Estructura Operativa, permite desarrollar procesos organizacionales que cruzan transversalmente las partes separadas, integrándolas con un enfoque de procesos y más aún de sistema, de modo que cada parte influye en el funcionamiento de otra y así en la toda la organización, alineándola hacia el cumplimiento de sus objetivos estratégicos.
Para construir estos procesos, es necesario definir las relaciones de interdependencia entre las unidades orgánicas, luego diseñar los mecanismos de coordinación entre cada una de ellas y establecer las actividades secuenciales de valor añadido, orientadas al desarrollo de productos o servicios públicos que cumplan un fin social.
Una vez establecidas las secuencias lógicas por cada proceso organizacional definido, es necesario documentarlos, cada proceso documentado se les denomina PROCEDIMIENTO y en conjunto conforman el Documento de Gestión que le da vida y orden a una organización pública, el MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
Si bien en la práctica todas las organizaciones públicas poseen procesos organizacionales, el problema es que algunos, no están correctamente identificados, se rigen por un ciclo informal (no documentado) que no ha establecido el intercambio de información entre una y otra secuencia, de modo que no siempre se genera el valor añadido, ni delimitan con precisión los responsables en cada etapa; en consecuencia se produce una ejecución defectuosa de la estrategia pública, que puede generar desorden y un ambiente con riesgos de operación, pudiendo afectar los servicios públicos.
Una vez más gracias por leer mis artículos y espero haber colaborado con ustedes en el entendimiento del control interno, hasta otra oportunidad.
Atentamente,
CPCC. Alfredo Ordoñez
Capacitación en Control Interno y Auditoria Gubernamental
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